Апостиль на учредительные документы

Документы компании с апостилем просят за границей, когда открывают счет, регистрируют дочернюю компанию или филиал, подтверждают полномочия директора перед партнером. Банк при проверке клиента обычно просит устав, свежую выписку из реестра и решение о назначении директора, причем в переводе, с нотариальным заверением и апостилем.

Налоговая служба апостиль не ставит, ее нет среди ведомств, которым это поручено. Бумажные документы инспекций апостилирует территориальный орган Минюста того региона, где их выдали, а нотариальные копии апостилируют по месту работы нотариуса. Госпошлина для компании такая же, как для гражданина: 2 500 рублей за документ.

Почему устав апостилируют только в копии

Устав компания пишет сама, государственный орган его не выдает, поэтому штамп ставят на нотариальную копию. Бумажного устава с отметкой налоговой у некоторых компаний просто нет, ведь регистрационные документы сейчас можно получить в электронном виде. В таком случае есть три пути:

• Получить бумажную копию в ФНС. Запросите в регистрирующем налоговом органе копию устава с подписью должностного лица и печатью ФНС. Эту копию можно подать на апостиль в том регионе, где ее выдали.
• Заверить у нотариуса копию с копии ФНС. Сначала получите бумажную копию устава с подписью и печатью налогового органа. Затем нотариус изготовит и заверит копию именно с этого документа. Апостиль на нотариальную копию ставят в регионе, где ее заверил нотариус. Закон допускает нотариальное заверение копии с копии, если исходная копия заверена в установленном порядке.
• Получить электронный документ ФНС и перевести его на бумагу у нотариуса. Скачайте копию устава через сервис ФНС и передайте нотариусу исходные электронные файлы вместе с электронной подписью, но не распечатку PDF. Если нотариус подтвердит квалифицированную электронную подпись, он изготовит бумажный документ и удостоверит его равнозначность электронному. После этого бумажный нотариальный документ можно подать на апостиль.

Решения участников и протоколы

Решение единственного участника или собрания апостилируют, если его удостоверил нотариус: он свидетельствует сам факт принятия решения и состав присутствующих, и апостиль на такой документ ставят как на нотариальный. Доверенность, которую компания выдает для действий за границей, тоже оформляют у нотариуса, если на нее нужен апостиль: подпись директора на простой доверенности апостилем не удостоверяют.

Договоры и инвойсы идут другим путем

На договор с иностранным партнером, инвойс или таможенную декларацию апостиль не ставят, административный регламент такие документы прямо исключает. Их удостоверяет Торгово-промышленная палата, а для стран вне Гаагской конвенции после ТПП оформляют консульскую легализацию.

Где апостилируют документы компании

Если компания зарегистрирована в Екатеринбурге, ее выписку, полученную в инспекции с печатью и подписью уполномоченного лица, апостилируют только в Свердловской области. С копиями то же самое: если копию заверил нотариус Подмосковья, подавать ее нужно в управление по Московской области, а московское Главное управление такой документ не примет. В новом регламенте 2026 года это прямо записано как основание для отказа.

Когда апостиль не поставят или он не нужен

Для Казахстана, Узбекистана, Армении и других стран Кишиневской конвенции апостиль не требуется, и в нем могут отказать. Латвия, Литва и Эстония, наоборот, просят апостиль, хотя соответствующие двусторонние договоры с Россией того не требуют. Поэтому страну назначения мы спрашиваем первым делом, тем более что в новой форме заявления на апостиль это обязательное поле. ОАЭ в Гаагской конвенции не участвуют, и документы компании для Эмиратов проходят консульскую легализацию через МЮ, МИД и консульство.

Во сколько обойдется пакет для банка с апостилями

Апостиль на нотариальную копию стоит 6 090 рублей с госпошлиной и занимает 5 рабочих дней, а при заказе от трех документов цена снижается до 5 481 рубля за каждый. Для банка обычно набирается три-четыре документа. Оригинал выписки из инспекции апостилируют дольше, иногда до 30 рабочих дней, потому что ведомству нужно сверить подпись инспектора с образцом. Копии, заверенные у нотариуса Подмосковья, можно апостилировать срочно, за 1-2 дня.

Как собираем документы компании

1. Пришлите список документов и напишите, в какую страну их подают. За 15 минут скажем, что апостилировать, где и сколько это стоит.
2. Проверяем название компании и имена руководителей латиницей: в переводе они должны совпасть с уставом и загранпаспортами.
3. Заказываем свежую выписку или заверяем у нотариуса копию уже имеющейся.
4. Подаем документы в нужном регионе и забираем их с апостилем. Для подачи компания выдает доверенность за подписью руководителя: нотариус не нужен, шаблон пришлем.
5. Переводим документы вместе с апостилем и заверяем перевод, а для стран вне конвенции оформляем консульскую легализацию.

Выписку сегодня можно получить тремя способами, и для апостиля они не равны:

• электронную выписку с сайта налоговой дают мгновенно и бесплатно, в виде PDF с усиленной подписью ФНС, но напрямую ее не апостилируют: сначала нотариус переводит ее на бумагу, а берутся за это не все нотариусы;
• бумажную выписку из инспекции подписывает инспектор и заверяет печать, апостиль на ее оригинал ставят в регионе, где ее выдали, и сверка подписи иногда растягивается до 30 рабочих дней;
• бумажную выписку из МФЦ в Москве выдают бесплатно и за несколько рабочих дней, а документы МФЦ новый регламент прямо включает в перечень.

Срок действия выписки закон не ограничивает, но банки и реестры за рубежом нередко просят документ не старше месяца. Дата выписки после апостиля не меняется, поэтому заказывают ее с запасом времени на проставление апостиля и выполнение перевода. С 2023 года часть консульств просит апостиль именно на оригинал бумажной выписки, а не на копию, и это стоит уточнить до заказа.