Что такое апостиль простыми словами

Апостиль, если совсем по-простому, - это штамп, который подтверждает любому официальному органу и лицу за рубежом, что российский документ настоящий: подпись, должность того, кто его подписал, и печать - все подлинное. С таким штампом свидетельство о рождении, диплом или доверенность принимают в другой стране без проблем и проволочек. И правильное ударение, конечно же, на последний слог: апостИль.

Ниже разбираем, как он выглядит, на какие документы его ставят, кто и где это делает, как его получить по шагам, сколько это стоит и сколько он действует. Сроки и правила сверены с сайтами ведомств и актуальны на 23 сентября 2026 года.

Что такое апостиль и зачем он нужен

Его придумали, чтобы упростить легализацию документов между странами-участницами Гаагской конвенции. Гаагская конвенция от 5 октября 1961 года отменила длинную цепочку заверений в посольствах: вместо нее государство, которое выдало документ, ставит на него одну отметку установленного для всех образца. Россия участвует в конвенции с 31 мая 1992 года. Порядок и правила по апостилям у нас определяет федеральный закон от 28 ноября 2015 года № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации».

Важно понимать, что именно удостоверяет апостиль: подлинность подписи, должность подписавшего и печать на документе. Содержание он не проверяет и никак не интерпретирует, так что за рубежом к документу почти всегда потребуется еще и перевод.

В каких случаях требуется апостиль:

• учеба за рубежом, самый частый вариант, на диплом, аттестат, приложение с оценками;
• работа и вид на жительство - на справку о несудимости, опять же диплом, свидетельство о браке;
• брак за границей, оформление детей - на свидетельства о рождении и браке;
• оформление наследства, продажа имущества - на доверенность, свидетельство о праве на наследство;
• дела юридического лица - на нотариальные копии устава, выписки из реестра и доверенности.

Как выглядит апостиль

Бумажный апостиль - квадратный штамп со стороной не меньше 9 сантиметров. Его ставят на сам документ или на отдельный лист, который подшивают к документу. Заголовок всегда один и тот же, на французском: «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)». Форма одна для всех стран конвенции, а текст в России заполняют на русском, текст формы дублируется на английском и французском.

В нем десять пронумерованных полей:

1. Страна, которая его выдала;
2. Фамилия и инициалы того, кто подписал документ;
3. Его должность (подписавшего);
4. Учреждение, печать которого стоит на документе;
5. Город, место, где его оформили;
6. Дата;
7. Орган, который его проставил (сам штамп);
8. Номер апостиля (по принятой нумерации органа);
9. Печать или штамп органа;
10. Подпись должностного лица.

На какие документы ставится апостиль

Проставляют его на официальные документы, которые выдал государственный орган, суд, нотариус или организация с правом выдавать документы государственного образца. Чаще всего это:

• свидетельства о регистрации актов гражданского состояния - о рождении, браке, разводе, смерти, перемене имени;
• справки о наличии или отсутствии судимости;
• документы об образовании - дипломы, аттестаты, приложения к ним;
• нотариальные документы - доверенности, согласия на выезд ребенка, заявления, нотариально заверенные копии и переводы;
• архивные выписки, копии судебных решений, а также нотариально заверенные копии любых документов.

Есть и исключения. По статье 1 конвенции штамп не ставят на документы дипломатических и консульских учреждений и на документы, связанные с коммерческими или таможенными операциями. Коммерческий договор или счет для таких целей легализуют другим путем, через консульство, через ТПП, это уже отдельная тема.

Кто и где ставит апостиль

Где поставить апостиль, зависит от двух вещей: вида документа и региона, где его выдали. Его проставляет уполномоченный орган, который имеет возможность проверить организации (и предоставляемые ими сведения), выдающие документы государственного образца. Как правило, в том субъекте РФ, где документ выдан, кроме документов об образовании: их с 1 сентября 2024 года принимают в любом регионе, в Москве - через МФЦ (подробнее ниже). Поэтому для московского свидетельства о рождении подойдет только московский ЗАГС, а диплом из Казани можно сдать и в Москве.

Если документ выдан в другом городе, есть обходной путь: нотариально заверить копию документа по месту жительства и апостилировать копию в местном управлении Минюста. Подойдет ли копия, решает принимающая сторона.

Как сделать апостиль: по шагам

1. Узнайте требования организации, куда подаете документ: нужен ли апостиль, на оригинал или на копию, нужен ли перевод и на какой язык. В каждом случае ответ свой, и его лучше получить письменно.
2. Определите уполномоченный орган по таблице выше и субъект, в котором выдан документ (для документов об образовании - любой).
3. Проверьте документ: он целый, без исправлений, данные совпадают с паспортом, не заламинирован, не затерт на сгибах, весь текст, в том числе печати и штампы, разборчив.
4. Оплатите госпошлину и подайте заявление. Пошлину платят по реквизитам органа или на портале госуслуг, квитанцию прикладывать обязательно. Обращаться можно лично в ведомство, в центр госуслуг или через портал госуслуг, а Минюст, архивы и органы, которые апостилируют документы об образовании, принимают документы и по почте. Какой способ доступен, зависит от органа. От органа зависит и то, нужна ли доверенность, если подает другой человек: документ ЗАГС в московский центр госуслуг может подать любой человек без доверенности.
5. Заберите готовый документ или получите электронную версию онлайн - так можно, например, с документами об образовании, если электронный вариант принимают в стране назначения.
6. Закажите перевод документа вместе с апостилем и нотариальное заверение перевода.

Пример. Допустим, для работы в Германии попросили диплом и справку о несудимости. Диплом в Москве апостилируют через МФЦ, а вторую бумагу заказывают на портале госуслуг сразу с апостилем. Потом оба документа переводят на немецкий и заверяют перевод.

Апостиль через госуслуги и МФЦ

Часть документов апостилируют онлайн. Справку о несудимости на портале госуслуг заказывают сразу с апостилем и там же оплачивают госпошлину. В Москве заявление для диплома или аттестата тоже подают на портале, а после положительного решения приносят документ в центр госуслуг. Для повторного свидетельства ЗАГС москвичи подают заявление на mos.ru, а документ с апостилем выдают в центре госуслуг в течение 5 рабочих дней.

Сами центры госуслуг «Мои документы», или МФЦ, в Москве работают с апостилем так:

• свидетельства ЗАГС, выданные в Москве - в любом центре госуслуг, заявление подают лично, ответ - до 5 рабочих дней;
• документы и нотариальные копии, выданные или заверенные в Москве - в любом центре госуслуг, апостиль ставит Главное управление Минюста по Москве за 5 рабочих дней;
• документы об образовании - в любом центре госуслуг, по предварительной записи на mos.ru; сюда можно сдать диплом или аттестат, выданный в другом городе, - за 5 рабочих дней, с запросом в вуз - до 25 рабочих дней.

Документ ЗАГС или другой документ из другого региона московский центр не примет: его апостилируют по месту выдачи или ставят апостиль на копию, заверенную у московского нотариуса.

Апостиль на оригинал или на копию

Апостиль можно поставить на оригинал документа или на нотариально заверенную копию документа. В первом случае его ставит орган, который отвечает за этот вид документов (см. таблицу выше). Во втором - Минюст: копию удостоверили нотариально, а так как все нотариусы подотчетны Министерству юстиции, то подписи подтверждают именно там.

Копию выбирают, когда оригинал нужен дома, когда он выдан в другом регионе или когда поджимает время: с копией обычно выходит быстрее. Но некоторые организации принимают только оригинал с апостилем. Можно ли обойтись копией, решает принимающая сторона, и этот вопрос однозначно нужно задать ей до начала процедуры.

Сколько стоит апостиль и сколько его ждать

Госпошлина за апостиль - 2 500 рублей за каждый документ, так сказано в статье 333.33 Налогового кодекса. Если апостиль нужен и на оригинале, и на копии, пошлину платят дважды.

Время ожидания в разных органах разное. Министерство юстиции по действующему регламенту справляется за 5 рабочих дней, ЗАГС Москвы и МВД - до 8-10 рабочих дней, документы об образовании - от 5, с запросом в вуз - до 25. Если требуется запросить образцы подписей или дополнительные сведения, ждать приходится дольше, но не больше 30 рабочих дней.

Через бюро выходит дороже пошлины, зато без очередей и поездок. У нас апостиль на нотариальную копию стоит 6 090 рублей с госпошлиной, от трех документов - 5 481 рубль, срочный апостиль - от 14 700 рублей за 1-2 дня (+ стоимость нотариальной копии).

Сколько действует апостиль

Срока действия у самого апостиля нет: ни конвенция, ни закон № 330-ФЗ его не устанавливают. Но срок может быть у документа, на котором он стоит, и у требований страны. Например, у справки о несудимости срок законом не установлен, но принимающая сторона может попросить недавнюю - уточните это заранее. Если документ устарел, получают новый и снова апостилируют.

Апостиль или консульская легализация

Апостиль работает только между странами Гаагской конвенции, а их 130 (на 30 июня 2026 года). Для государств вне конвенции документ проходит консульскую легализацию: нотариально заверенную копию документа, либо нотариально заверенный перевод заверяют в Министерстве юстиции, затем в Министерстве иностранных дел и в консульстве страны назначения. Это дольше и часто дороже.

А в некоторых странах не нужно ни то, ни другое. Между Россией, Азербайджаном, Арменией, Беларусью, Казахстаном, Киргизией, Таджикистаном и Узбекистаном действует Кишиневская конвенция: документы принимают без специального удостоверения. Похожее правило есть в договорах о правовой помощи, например с Азербайджаном и Испанией. Список стран и договоров меняется, а применение договора на месте может отличаться, так что перед подачей лучше проверить требования в консульстве страны назначения.

Апостиль и перевод документа

Порядок обычно такой: сначала апостиль на российский документ, потом перевод документа вместе со штампом и нотариальное заверение перевода. Переводят и сам апостиль: принимающая сторона должна понимать, кто и когда его поставил. Если страна требует двойной апостиль, второй проставляют уже на заверенный перевод.

С иностранными документами наоборот. Их апостилируют за границей, а в России переводят на русский и нотариально заверяют перевод.

Почему могут отказать в апостиле

Отказ чаще связан с оформлением документа, чем с его содержанием. Основания у каждого органа свои. Например, Минюст не примет документ, если:

• подписи и печати на нем нечеткие и их нельзя сравнить с образцами;
• в тексте есть исправления, которые не оговорил тот, кто подписал документ;
• листы многостраничного документа не прошиты или не пронумерованы;
• документ исходит от органа, который сам ставит апостиль, - например, свидетельство ЗАГС принесли в Минюст.

Отказывают и когда подпись или печать не совпадают с образцом, у подписавшего не было полномочий или в документе не хватает обязательных реквизитов - так в правилах для документов об образовании и в регламенте МВД. Если подпись или печать на старом документе стерлись, проще получить дубликат и апостилировать уже его.

«Бумажная с апостилем» - что это значит

Такой выбор предлагает портал госуслуг, когда заказываешь справку о несудимости. Это бумажный документ, на который МВД сразу проставляет апостиль, - вариант для тех, кто везет его за границу. Для апостиля нужен именно бумажный вариант. Оформить ее с апостилем через центр госуслуг не получится, это делают на портале.

Срок - до 30 календарных дней и еще 5 рабочих дней на апостилирование, госпошлину за штамп оплачивают отдельно. Забирать готовый документ нужно в информационном центре МВД.

Если не хочется разбираться с ведомствами и очередями, пришлите фото документа и требования принимающей стороны. Мы подскажем порядок, посчитаем стоимость и возьмем подачу на себя.

Частые вопросы

Источники

Информация актуальна на 23 сентября 2026 года. Если порядок изменится, мы оперативно обновим статью.

• Гаагская конвенция 1961 года
• Участники конвенции: таблица HCCH
• № 330-ФЗ о проставлении апостиля
• Постановление Правительства № 479 о компетентных органах
• Минюст России: проставление апостиля
• Новый регламент Минюста № 255
• Постановление Правительства № 1890
• Рособрнадзор: апостиль
• mos.ru: как заверить документы апостилем
• mos.ru: справка об отсутствии судимости
• Госуслуги Москвы: апостиль на документ об образовании
• Налоговый кодекс РФ, статья 333.33
• № 145-ФЗ о легализации
• МИД России: легализация документов
• Кишиневская конвенция 2002 года